BENEFÍCIOS DO CEDOC

 

•  Centralização e controle do acervo documental em suas próprias instalações

•  Capacitação de mão-de-obra para gestão documental

•  Orientação para condicionamento em local especializado

•  Gestão Informatizada do acervo

•  Digitalização recorrente ou sob demanda

•  Otimização no atendimento a filiais

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1. Diagnóstico

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Fase de levantamento e diagnóstico da situação atual do acervo documental. É feita uma avaliação do fluxo documental, processos, espaço físico disponível e infraestrutura necessária para implantação do CEDOC (Centro de Documentação);

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2. Planejamento

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Elaboração de cronograma para levantamento dos departamentos e tipologias documentais, treinamentos/capacitação e ações no intuito de reformar ou construir o espaço físico que irá receber o acervo documental;

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3. Consultoria e Treinamento

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Treinamento na metodologia DocMais para gestão documental: organização, cadastro, digitalização e atendimento a demandas internas;

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4. Execução 

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Fase em que ocorre a higienização, preparo e organização dos documentos. Com a utilização do GED é feito o cadastramento do acervo;

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5. Gestão Documental Informatizada

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Após a implantação do CEDOC, todo o acervo documental passa a ser gerido pelo GED, possibilitando a rastreabilidade e fácil acesso aos documentos.