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BENEFÍCIOS DO CEDOC

 

  •  Centralização e controle do acervo documental em suas próprias instalações

  •  Capacitação de mão-de-obra para gestão documental

  •  Orientação para condicionamento em local especializado

  •  Gestão Informatizada do acervo

  •  Digitalização recorrente ou sob demanda

  •  Otimização no atendimento a filiais

DETALHES DO PROCESSO

1. Diagnóstico

Fase de levantamento e diagnóstico da situação atual do acervo documental. É feita uma avaliação do fluxo documental, processos, espaço físico disponível e infraestrutura necessária para implantação do CEDOC (Centro de Documentação);

2. Planejamento

Elaboração de cronograma para levantamento dos departamentos e tipologias documentais, treinamentos/capacitação e ações no intuito de reformar ou construir o espaço físico que irá receber o acervo documental;

3. Consultoria e Treinamento

Treinamento na metodologia DocMais para gestão documental: organização, cadastro, digitalização e atendimento a demandas internas;

4. Execução 

Fase em que ocorre a higienização, preparo e organização dos documentos. Com a utilização do GED é feito o cadastramento do acervo;

5. Gestão Documental Informatizada

Após a implantação do CEDOC, todo o acervo documental passa a ser gerido pelo GED, possibilitando a rastreabilidade e fácil acesso aos documentos.