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A sua empresa produz uma grande quantidade de documentos em papel e não sabe mais o que fazer com eles? A solução é simples, basta procurar por uma empresa de digitalização de documentos, que é o que muitas empresários de pequeno e grande porte têm feito para organizar a sua papelada e mantê-la segura. Acompanhe abaixo, mais informações sobre a digitalização de documentos:

O Que é a Digitalização de Documentos?

 A digitalização de documentos se caracteriza por ser o processo em que um documento em estado físico, ou seja, em papel, é convertido para o formato digital. Para fazer a digitalização de documentos são usadas ferramentas eletrônicas imprescindíveis para atividade como um software digitalizador e um scanner.

Como é Feito o Serviço de Digitalização de Documentos:

 

 

 

– Preparação dos Documentos:

 

Quando a empresa acumula muitos documentos e os guarda por bastante tempo em um ambiente com condições inadequadas, a tendência é que eles acabem se deteriorando, colocando em risco informações importantes. Para que nenhum dado fique de fora ou seja perdido, a primeira fase da digitalização de documentos é a preparação dos materiais, que restaura quando há necessidade, limpa e retira grampos, clips, cola e demais elementos.

 

– Digitalização dos Documentos:

 

Após serem classificados e organizados, os documentos são passados no scanner para que sejam transformados em formato digital. Os arquivos são armazenados em mídias ou em um software eletrônico próprio da empresa.

 

– Indexação das Imagens dos Documentos:

 

Para agregar mais praticidade para as empresas, o processo de digitalização também prevê a indexação das imagens dos documentos, que consiste no desenvolvimento de um software que possibilita buscar de maneira rápida os arquivos por meio de índices e termos definidos pela própria empresa.

Organização e preparação

Digitalização de Documentos

Classificação

Idexação

Disponibilização para pesquisa

Quais os Benefícios da Digitalização de Documentos?

– Mais acessibilidade:

 

Um dos principais benefícios que a digitalização de documentos oferece é mais acessibilidade, pois diferente dos documentos em papel, os arquivos eletrônicos podem ser acessados por mais de uma pessoa ao mesmo tempo e em diferentes setores da empresa.

– Maior agilidade para a busca de informações:

A digitalização dos documentos traz mais agilidade para a busca de informações, pois os funcionários não precisam mais ir até o acervo e procurar manualmente os dados que necessitam, basta acessar a mídia ou o sistema em que o arquivo está armazenado para que o computador faça a busca automática, poupando tempo para a realização das demais atividades.

– Diversidade de formatos digitais:

A digitalização de documentos tem como vantagem disponibilizar uma diversidade de formatos digitais para a empresa, pois os arquivos podem ser salvos em PDF (Portable Document Format), TIFF (Tagged Image File Format), JPEG (Joint Photographic Experts Group),  GIF (Graphics Interchange Format) e BITMAP (Binary Mapping Photographic).

–  Desobstrução do espaço físico:

Um dos principais problemas das empresas que armazenam documentos em papel ou outros formatos físicos é a falta de espaço para condicioná-los da forma correta. A digitalização de documentos promove a desobstrução do espaço físico, permitindo que ele seja melhor aproveitado para outra função.

– Mais segurança dos documentos:

As empresas podem obter mais segurança através da digitalização de documentos, pois há menos riscos deles se perderem, pois são concentrados em apenas um lugar e são protegidos por sistemas de segurança, o que impede que eles sejam roubados virtualmente, mantendo os dados em sigilo.

– Redução de custos:

Ao investir na digitalização de documentos, a empresa reduz custos, visto que não é mais necessário gastar com a manutenção de um espaço físico e de funcionários para fazer o gerenciamento dos arquivos em formato físico.

– Novas conversões do documento digital:

Após ser convertido para o formato digital, a imagem eletrônica do documento pode receber novas conversões, podendo ser impressa em papel novamente, usada em planilhas, entre outras possibilidades.

A digitalização tem que ser feita por uma empresa confiável, que consiga recuperar e converter os documentos do formato físico para o digital sem que as informações sejam perdidas. A DocMais é a melhor opção para quem busca confiança e credibilidade para digitalizar os documentos, oferecendo um serviço de qualidade e otimização nas funções gerenciais e operacionais.