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Certamente você já deve deve estar consciente que sua empresa precisa da solução para organização de arquivo. Diariamente produz uma grande quantidade de documentos como, por exemplo, os dados de contratação dos próprios funcionários, recibos, relatórios, fichas de clientes e fornecedores, entre outros que contêm informações importantes sobre o negócio e que não devem ser descartadas por motivos de segurança.

Ao longo da vida útil da empresa, ela vai acumulando todos os documentos produzidos, o que pode se tornar um verdadeiro problema, tanto de espaço quanto de organização e administração. Para evitar a bagunça e os prejuízos, é recomendado que as corporações adotem a gestão de documentos, que traz uma série de benefícios.

 

Acompanhe abaixo, mais informações sobre organização de arquivo:

A organização de arquivo se caracteriza por ser uma área do arquivo documental, que tem a função de promover a administração dos documentos, desde o início dos negócios até a fase corrente, ou seja, durante a sua vida útil. No universo da informática, a gestão de documento pode ser definida como uma solução de arquivo e organização, que permite realizar consultas físicas e eletrônicas, sendo possível encontrar todos os dados em um só lugar.

Na era da tecnologia, as empresas não podem mais ignorá-la e deixar de usá-la ao seu favor. Por isso, a gestão de documentos consiste em organizar todos os documentos produzidos e armazená-los em formato físico e digital, sendo dividos em diferentes categorias, que vão desde o tema em que se enquadram até o nível de importância.

Organização de arquivos na sua empresa

A organização de arquivo é feita por fases, que visam o máximo de organização para que as informações importantes não sejam perdidas no meio do processo. Em primeiro lugar, acontece a recepção dos documentos para que seja feita triagem dos documentos físicos, ou  a desmaterialização, que consiste na digitalização, em que o documento físico de papel é convertido para um formato eletrônico.

Na segunda fase, os documentos passam por uma classificação, ou seja, quais setores e temas se enquadram. Na terceira fase, o gestor faz a determinação do ciclo de vida do documento durante a sua existência como, por exemplo, a elaboração, publicação, aprovação, distribuição, reencaminhamento e destruição. A última fase da gestão de documentos é o momento em que o organizador informa ao usuário qual é o método mais eficaz para localizar os documentos durante a execução das suas atividades diárias.

Beneficios da organização de arquivos