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6 previsões para o futuro da gestão e conversão de documentos


Com o início do novo ano, é um bom momento para ver o que o futuro pode significar no gerenciamento de documentos e na conversão de documentos.


Aqui estão seis previsões educadas sobre as tendências que afetarão empresas e organizações de todos os tamanhos, em quase todos os setores.


1. Empresas que não digitalizam suas operações e documentos serão deixadas para trás.


As empresas da maioria dos setores – de serviços financeiros a serviços criativos, ao setor médico – estão em meio a uma grande mudança de lidar com a documentação física para a digital.


Enquanto algumas indústrias estão na vanguarda e algumas ficam para trás, não há dúvida de que a digitalização de documentos pode simplificar suas operações, liberando recursos para se concentrar em suas principais iniciativas de negócios.


Se um grande competidor o vencer, isso pode deixar sua empresa em uma posição ruim para atender às expectativas que mudam rapidamente de sua base de clientes e clientes.


Levar as suas operações digitais também pode trazer outros benefícios: algumas das organizações de maior sucesso nos negócios atuais dão grande ênfase à colaboração de funcionários, o que pode ajudar a aumentar a produtividade; sem mencionar a redução de custos a longo prazo da redução da dependência de papel do seu negócio.


2. O papel não desaparecerá completamente (ainda não), portanto a digitalização eficaz será crucial.


O sonho do escritório sem papel é algo que os futuristas previam há pelo menos tanto tempo quanto o computador pessoal estivesse nas escrivaninhas.


Muito provavelmente, essa noção continuará sendo um sonho para pelo menos a próxima geração.


O papel está muito arraigado em muitas organizações grandes, e o tempo e os recursos necessários para eliminá-lo completamente são assustadores para muitas organizações.


O que é provável, no entanto, é uma redução contínua e significativa na quantidade de papel usada nas operações cotidianas da maioria das empresas.


Software como o Serviço de Conversão de Documentos do DocMais torna tão fácil para as empresas digitalizarem facilmente seus documentos que começar o processo agora, em vez de tentar recuperar o atraso, é algo óbvio.


3. Os formatos de documentos populares permanecerão populares no futuro previsível.


Embora seja impossível dizer com certeza absoluta que algum formato revolucionário não virá amanhã, o dinheiro seguro está em PDF e TIFF sendo os formatos dominantes de gerenciamento de documentos nos negócios por pelo menos os próximos dez anos.


Por quê? Porque eles têm a escala estabelecida de já estarem sendo usados ​​por várias organizações de milhões ao redor do mundo, e ainda mais importante, eles são muito bons no que se destinam a fazer.


4. As pessoas vão exigir cada vez mais informações perfeitamente formatadas em qualquer dispositivo.


Caso você não tenha notado, os dispositivos que usamos para mídia pessoal de consumo continuam encolhendo.


A idéia de “Traga seu próprio dispositivo” tem sido um tema quente no mundo da Tecnologia da Informação há muitos anos, e está se tornando cada vez mais comum que as pessoas usem uma variedade de dispositivos diferentes em seus ambientes de escritório.


Para organizações que lidam diariamente com grandes quantidades de documentação, isso significa que os formatos que mantêm o layout do documento (como PDF e TIFF) podem ser preferidos, dada a grande variedade de dispositivos, tamanhos de tela e resoluções que os funcionários usarão.


5. A segurança dos documentos será cada vez mais vital.


As violações de dados corporativos estão cada vez mais fazendo manchetes, e isso é indicativo do fato de que muitas empresas têm informações confidenciais de clientes armazenadas em computadores agora.


A segurança de TI de alta qualidade já é essencial para essas empresas, mas provavelmente veremos uma ênfase ainda maior em manter as empresas protegidas contra ataques digitais à medida que o hacking se torna mais sofisticado e a confiança do consumidor continua a corroer.


Um elemento para proteger os documentos da sua empresa é usar um formato como o TIFF básico – ideal para esta era moderna, pois vírus e malwares prejudiciais não podem ser incorporados a ele.


6. Organização e gestão eficaz do documento separará o melhor do resto.


As organizações que dedicam uma quantidade relativamente pequena de tempo e recursos para manter uma estrutura de documentos eficaz certamente o recompensarão no final.


Isso inclui o estabelecimento de uma estrutura de nomes para facilitar a recuperação de documentos, usando formatos como PDF e TIFF, automatizando a conversão de documentos e muito mais.


Quanto menos tempo gasto na minúcia de pesquisar, acessar e recuperar os documentos apropriados, mais tempo e recursos as empresas têm para dedicar às suas operações principais.

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