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Como entender o seu problema de gerenciamento de documentos?


Em muitos casos, as empresas compram uma solução de gerenciamento de documentos sem uma meta clara em mente – exceto as declarações gerais sobre a eliminação de papel, a automação de processos comerciais, a localização de documentos e o melhor compartilhamento e comunicação entre departamentos e departamentos.


Em muitos casos, uma empresa comprará uma solução para encontrar o problema real.

Vamos inverter esse pensamento.


Então, onde você deve começar?


Cada empresa tem seus próprios problemas relacionados a documentos, portanto, não há lugar certo ou errado para começar. 


A resposta dependerá em grande parte de suas necessidades, problemas atuais e prontidão para adotar uma nova tecnologia.


Não olhe apenas para o departamento que é considerado a “roda estridente”, pois eles podem ter problemas maiores do que o gerenciamento de documentos.


O primeiro passo é listar todos os departamentos da sua empresa e seus possíveis aplicativos comerciais.


Lembre-se, um único departamento pode ter vários aplicativos separados e diferentes um do outro. 


Por exemplo, o departamento financeiro pode incluir planejamento financeiro corporativo, contas a pagar, contas a receber, folha de pagamento, relatórios financeiros, auditoria, controles financeiros e políticas e procedimentos. 


Cada uma das funções acima mencionadas poderia usar o gerenciamento de documentos para um propósito diferente.


Uma empresa típica tem os seguintes departamentos:


Contabilidade e FinançasRecursos humanosJurídicoVendasMarketingGestão de ContratosEngenhariaFabricaçãoTecnologia da Informação (TI)Escritórios Executivos / Administrativos.


Também pode haver processos especializados dentro de um departamento, como solicitações e financiamento de empréstimos de um banco; aplicações de seguro, subscrição e políticas; documentação de produção de produtos ou manufatura; documentação clínica ou laboratorial; gestão de construção; e outros processos e aplicativos exclusivos da sua empresa.


Entendendo seu problema de gerenciamento de documentos


Antes de sair e comprar uma solução de gerenciamento de documentos, é melhor começar pesquisando os problemas relacionados aos documentos que você tem.


Aqui estão algumas áreas importantes a serem revisadas para cada departamento:


Liste todos os tipos de documentos para cada departamento (papel, eletrônico e outros tipos que você pode descobrir). Há departamentos que utilizam post it para manter as informações do cliente, e são encontrados departamentos que utilizam planilhas para manter as informações de contato.


Converse com especialistas no assunto e funcionários de linha de negócios – não apenas o chefe de departamento – para obter uma imagem precisa de seus problemas de gerenciamento de documentos e os maiores obstáculos aos documentos enfrentados todos os dias.


Catalogar o número de departamentos na organização e o número de pessoas dentro de cada departamento. São informações que serão muito úteis em seu planejamento.


Encontre e liste todos os sistemas de back-office e / ou linha de negócios dentro de sua empresa. Isso pode incluir SAP (ou sistemas de software de contabilidade/planejamento de recursos empresariais), sistemas de recursos humanos, sistemas de vendas como CRM, sistemas jurídicos, sistemas de engenharia e outros sistemas, usado dentro de um departamento. 


TI será um ótimo recurso para ajudá-lo aqui, já que eles gerenciam esses sistemas em seus servidores. Para alguns sistemas, como o SAP, por exemplo, você pode querer conectar seu sistema de gerenciamento de documentos ao aplicativo.


Frequentemente, os departamentos têm dificuldade em compartilhar documentos dentro do próprio departamento. 


Alguns problemas comuns são as restrições de compartilhamento de arquivos, a incapacidade de localizar o documento no local declarado, a falta de permissões para editar um documento ou o compartilhamento de documentos por meio de anexos de e-mail.


Muitas empresas também têm dificuldade em compartilhar documentos entre departamentos . Por exemplo, digamos que o marketing recebeu a tarefa de escrever uma nova folha de dados do produto e deve trabalhar com engenharia e vendas para reunir as informações e a documentação básica. 


Nesse cenário, é totalmente possível que todos os três departamentos não consigam compartilhar documentos em seus ambientes de compartilhamento de arquivos e, portanto, usem anexos de e-mail para mover o documento conforme necessário.


A maioria das empresas trabalha com fornecedores externos, contratados, consultores e outros grupos, exigindo que cada parte compartilhe documentos entre si. 


Normalmente, isso é feito por meio de anexos de e-mail, um site FTP (seu ou deles) ou um site de compartilhamento de nuvem, como o Dropbox (geralmente não autorizado). 


Esses métodos são ineficientes e podem criar confusão em torno de versões precisas do documento a ser compartilhado. Além disso, sempre que um documento sai do servidor de uma empresa, sempre há preocupações de segurança a serem enfrentadas.


Muitas vezes, ao compartilhar documentos por e-mail, um arquivo que ocupava um megabyte de armazenamento ocupava lentamente oito ou dez megabytes, já que cada usuário continua enviando o documento para o próximo destinatário, ocupando espaço em sua caixa de correio. também salvando cópias locais para seus compartilhamentos de arquivos individuais. 


Muito em breve, a “última versão” do documento em questão torna-se difícil de reconhecer, e pode exigir algumas pesquisas concentradas para resolver quaisquer discrepâncias ou mesmo para localizar a última versão.


Procure processos de negócios nos quais os documentos são roteados manualmente em torno de uma empresa para aprovações, comentários ou alguma ação, como uma atualização em um banco de dados.


Outras áreas em sua organização para revisar são a conformidade com os regulamentos, a exclusão de documentos por cronograma de retenção, a capacidade de digitalizar documentos em papel para eliminar o armazenamento de papel, o acesso a documentos por funcionários remotos e o aumento da segurança de certos documentos (como arquivos com identificação pessoal), em formação.


Depois de revisar todas essas áreas, é importante organizá-las com maior necessidade e priorizar os problemas que representam o maior retorno sobre o investimento ou a eficiência a ser obtida. 


Como dito anteriormente, não há lugar certo ou errado para começar, mas agora que você entende o problema, pode começar a procurar a solução.

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