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Como um software pode te ajudar na gestão documental?



O processo de gestão de documentos visa não só organizar a massa de arquivos físicos e eletrônicos gerados por uma empresa, mas também gera economia sustentável, redução de tempo e custo, melhor administração do ciclo de vida documental, dentre outros benefícios.


Controlar o uso de documentos e das informações durante a execução de uma tarefa é importante para o bom andamento do processo e para a segurança dos dados. Para isso, existem softwares que podem ajudar.


Conheça abaixo os mais utilizados pela CENTRALINF:


ECM (Enterprise Content Management):

  • é uma combinação de estratégias, métodos e ferramentas utilizadas para captar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdo relacionado a processos organizacionais ao longo de seu ciclo de vida. Os benefícios incluem gerenciamento de todo o ciclo de vida de um documento, desde seu nascimento, as alterações sofridas até seu arquivamento; controle absoluto sobre a informação; reduzir documentos físicos; entre outros;


GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos):

  • Permite dinamizar a disseminação da informação e controlar o acesso aos arquivos digitais. Integra um conjunto de tecnologias, processos e serviços para gerir documentos que demandam acessos simultâneos e colaboração de diversos departamentos. Os principais benefícios são o controle nos processos de negócio que envolvam informação; mais agilidade no atendimento ao cliente e transações; segurança contra extravio ou falsificação; entre outros;


Workflow:

  • É um software de gestão de processos, com foco em organização e controle de fluxos de trabalho. Promove integração entre os departamentos de uma organização e garante que suas tarefas sejam entregues e executadas pelos colaboradores no prazo e com a qualidade necessária. Os principais objetivos são monitorar e controlar resultados em tempo real; reduzir o número de erros e evitar falhas de comunicação; eliminar circulação, acúmulo e custos com impressão e papel; entre outros;


COLD/ERM:

  • É um sistema de consulta e visualização de arquivos a partir do processamento de relatórios gerados em mainframe/computadores de grande porte. Garante a integridade e recuperação de suas informações em tempo real através de navegador web ou aplicativo móvel;

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