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O que é ECM (Enterprise Content Management)?

E a sigla GED? Saiba tudo aqui.


O ECM (Enterprise Content Management) possui diversas traduções brasileiras, sendo denominadas também nas seguintes formas:


Gestão de Conteúdo Empresarial.

Gestão Eletrônica de Documentos (GED).

Gestão de Documentos Eletrônicos.


E assim por diante, são várias definições para uma mesma estratégia.


O Gartner já anunciou a morte do ECM, anunciando a substituição deste termo por Serviços de Conteúdo, um conceito estratégico que abrange 3 aspectos, mais especificamente como Serviços de Conteúdos de Aplicações, Plataformas e Componentes.


Voltando à definição do ECM, que tem por objetivo estruturar as informações estratégicas da sua empresa, sendo necessário ir além dessa função principal para que os objetivos empresariais relacionados sejam atingidos.


Por exemplo, conseguir acessar documentos e registros da sua empresa nas suas versões corretas é muito mais importante do que ter conteúdos estruturados mas difíceis de serem localizados conforme critérios desejados.


Dessa forma, os conteúdos devem ser geridos conforme os objetivos da sua empresa.


De forma geral, o ECM é a coleta e a organização estruturada das informações que devem ser utilizadas para cada público com permissões para tal.


Não é uma tecnologia, metodologia ou processo, e sim uma combinação dinâmica de estratégias, métodos e ferramentas que são usadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e entregar informações que apoiam o crescimento dos seus negócios.


O ECM (Enterprise Content Management) consiste em 5 etapas, das quais são:


Capturar: inserir conteúdo no sistema por meio da digitalização de documentos físicos em multifuncionais, smartphones e Scanners.

Armazenar: encontrar um sistema de armazenamento offline ou online, como servidores locais e cloud, com software de gerenciamento de conteúdo.

Gerenciar: definir permissões como leitura, impressão, download, entre outros para cada grupo de usuários.

Preservar: cuidados de longo prazo dos seus arquivos, mantendo-os disponíveis e fáceis de serem localizados no sistema de armazenamento.

Entregar: informações estruturadas de modo que estão disponíveis a qualquer momento para as pessoas certas.


Ao longo do tempo, a gestão de documentos foi incorporada ao gerenciamento de conteúdo por haver cada vez mais informações disponíveis para nós do que nunca.


E a maioria deste conteúdo não está sendo criada por nós.


Graças a integração de diversas fontes como a web, smartphones e cloud, acelerou-se a necessidade de lidar com todos os tipos de informações, como:


Informação estruturada: é uma informação altamente definida, como as presentes em bancos de dados, que são lidas facilmente pelos computadores.


Informações não estruturadas: não possuem uma estrutura totalmente definida e provavelmente serão lidos e usados por seres humanos.


Exemplos: arquivos produzidos por programas de escritório comuns como processadores de texto, slides de apresentação, entre outros.


Informações semi-estruturadas: informações que se encontram em algum ponto intermediário como faturas, recibos, que contêm dados a ser processados por computadores.


Muitas vezes possuem formatos e layouts que precisam ser identificados e classificados manualmente por humanos.


Porém estão cada vez mais automatizados à medida que as ferramentas melhoram.


O ECM é uma estratégia contínua e em evolução para a maximização da utilização dos seus conteúdos.


Tudo isso se torna importante quando você considera o efeito em sua empresa que se não gerenciar todos elementos, pode ter.


Consequências como desperdício de tempo, perda de produtividade, possível descumprimento de regulamentos ou políticas corporativas.


Riscos de interrupções sérias do seu negócio se as suas salas de arquivo forem acometidas por desastres naturais e na perda de arquivos importantes.


Nada disso termina bem.


Eficácia, eficiência, conformidade e continuidade combinam em proporções diferentes para gerar o case de sucesso do seu negócio.


A gestão de conteúdo transacional visa processos que se concentram na implantação de negócios ou na obtenção de um resultado final.


Esses processos não estão focados em criar conteúdo, mas utilizam conteúdos para ajudar no direcionamento de ações e decisões.


Exemplos como processamento de faturamento, pedidos, administração de funcionários, contas a pagar, créditos de seguros, empréstimos, entre outros.


Conheça melhor a nossa solução e saiba como podemos auxiliar nos objetivos da sua empresa.


Por: enoqmelo


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