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Os principais problemas que um sistema de gestão de documentos pode resolver


Com as mais recentes inovações e soluções empresariais avançadas, as empresas estão mudando rapidamente.


É essencial que eles sigam as mudanças que estão ocorrendo nas tecnologias e se adaptem de acordo com a mudança.


Um grande negócio também tem alguns problemas incômodos, mas um significativo é gerenciar a papelada.

A gestão de documentos é uma tarefa crucial para uma empresa, pois precisa da facilidade de encontrar o texto correto na hora certa.


As estatísticas dizem que, em média, os funcionários do conhecimento gastam 50% do seu tempo na criação e preparação dos documentos.


Muitos serviços de armazenamento de arquivos off-site fornecem armazenamento de documentos em suas instalações de armazenamento, mas cobram custos pesados, como o serviço de coleta custa aproximadamente R$ 20,00 mais uma taxa de manuseio de R$ 3,00 por caixa.


O serviço de entrega regular custa mais R$ 20,00 e a entrega rápida chega a R$ 50,00 às vezes.

Aqui estão alguns problemas significativos que um sistema de gerenciamento de documentos eficaz pode ajudá-lo a resolver:


Incapacidade de encontrar o documento certo no momento certo


É a dor de cabeça mais comum para os funcionários quando você é solicitado a buscar algum documento e não consegue encontrá-lo onde deveria.


A incapacidade de ver o relatório afeta negativamente o desempenho dos funcionários, pois eles perdem muito tempo fazendo trabalhos não produtivos, como encontrar um documento.


Um sistema válido de gerenciamento de documentos permite o armazenamento de documentos, o arquivamento de documentos e a capacidade de procurar um documento com rapidez e eficiência, em vez de pesquisar em um gabinete de arquivos.


Um sistema de qualidade garante que seus arquivos estejam devidamente organizados e facilmente acessíveis a todos os usuários.


Ele também deve incluir uma função de pesquisa otimizada para procurar um documento rapidamente.


Ocupação do espaço físico


Armários de arquivo ocupam um espaço físico considerável em um escritório.


Geralmente, não é desejável que um funcionário pesquise um documento em uma área grande.


É equivalente a encontrar uma agulha em uma pilha de casca.


Com o passar do tempo, eventualmente, os relatórios são vulneráveis ​​a se degradarem com os efeitos do clima e dos microrganismos.


As estatísticas dizem que leva aproximadamente 5 minutos para ir até um gabinete para encontrar o documento e devolvê-lo.


O sistema de gerenciamento de documentos ocupa um espaço quase insignificante para armazenar seus documentos de forma segura, eliminando a possibilidade de degradação e prolongando sua vida virtualmente para sempre.


O armazenamento digital de documentos fornece distribuição sistemática de documentos para fácil disponibilidade e também oferece recursos de roteamento de documentos em diferentes locais.


Versões mais antigas de um arquivo

Um grande número de empresas trabalha com um sistema de gerenciamento de documentos ineficiente que não atualiza o armazenamento com as versões mais recentes de documentos.


Uma pesquisa da Harris Interactive diz que cerca de 83% dos trabalhadores do conhecimento nos Estados Unidos e no Reino Unido perdem seu tempo todos os dias devido a problemas de versão.


Foi visto que 4 de 5 trabalhadores do conhecimento perdem tempo devido a problemas de versionamento de documentos.


Sistemas avançados de gerenciamento de documentos evitaram esse problema.


Eles mantêm registros de quando um documento foi alterado por quem e quais alterações são feitas.


Eles informam aos usuários se eles estão trabalhando na versão atualizada ou não com a facilidade de trabalhar com versões anteriores também.


Trabalho repetitivo

Muitas empresas têm um formulário para preencher para cada novo funcionário e candidato a uma entrevista.

Ambas as formas são separadas, uma vez que um tipo é antes de recrutar e o outro é depois.


Esse problema pode ser evitado com o fornecimento de um formulário digital e depois usando o mesmo tipo na contratação do candidato.


As empresas estão envolvidas em muitas dessas práticas repetitivas de documentação.


Esse problema pode ser evitado pelo sistema de gerenciamento de documentos que fornece fácil criação de novos documentos, evitando formulários duplicados e eliminando os que não são necessários.


Segurança e acesso permitido aos arquivos


O armazenamento de arquivos físicos é altamente vulnerável ao acesso irrestrito aos documentos.


Casos de roubo de documentos foram relatados no passado, mesmo de áreas de armazenamento seguras. É de extrema prioridade ter um sistema seguro de gerenciamento de documentos.


Os sistemas avançados de gerenciamento de documentos fornecem um repositório padronizado para que apenas pessoas autenticadas possam ter acesso aos documentos de que precisam.


Além disso, eles têm disposições de segurança em vários níveis para proteger seus documentos contra usuários com intenções maliciosas.


No geral, fica comprovado que, com o armazenamento digital de documentos, é possível evitar dificuldades significativas e, em vez disso, usar um tempo valioso em atividades produtivas.


Uma solução de qualidade para digitalizar documentos pode simplificar as atividades de manipulação de documentos por documentos, o que, por sua vez, cria um ambiente de trabalho melhor.


Fonte.

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